Mỗi ngày, nhiều doanh nghiệp nhận hàng trăm lượt chuyển khoản. Kế toán phải mở sao kê, dò từng giao dịch rồi khớp với đơn hàng. Cách làm thủ công này tốn thời gian và dễ sót khi đơn tăng. Đối soát chuyển khoản tự động sinh ra để xử lý đúng việc đó. Hệ thống tự ghi nhận và khớp giao dịch ngay khi tiền vào.
Đối soát chuyển khoản là gì?
Đối soát chuyển khoản là việc đối chiếu tiền vào tài khoản với đơn hàng, hóa đơn hoặc công nợ. Mục đích là xác nhận khách đã thanh toán. Mỗi giao dịch cần khớp đúng số tiền và đúng đơn, không thừa, không thiếu, không nhầm.
Việc đối soát có hai cách. Cách thủ công do nhân sự tự kiểm tra sao kê. Cách tự động để hệ thống tự ghi nhận và khớp giao dịch theo nội dung chuyển khoản.
Đối soát thủ công và đối soát tự động khác nhau ở điểm gì?
Với đối soát thủ công, kế toán đăng nhập internet banking hoặc tải sao kê. Sau đó dò từng dòng giao dịch và đối chiếu với danh sách đơn. Khi đơn ít thì không sao. Nhưng khi giao dịch tăng hoặc có nhiều tài khoản, cách này dễ sót và dễ nhầm. Việc xác nhận đơn cũng chậm hơn.
Với cách tự động, mọi giao dịch vào tài khoản được ghi nhận ngay. Hệ thống tự khớp với đơn hàng dựa trên nội dung chuyển khoản.
Khác biệt cốt lõi rất rõ. Đối soát thủ công cần người ngồi dò từng giao dịch. Đối soát tự động để hệ thống tự khớp ngay khi tiền vào.
Khi nào doanh nghiệp nên chuyển sang đối soát chuyển khoản tự động
Một vài dấu hiệu cho thấy đã đến lúc dùng cách đối soát tự động:
- Lượng giao dịch chuyển khoản tăng, kế toán dò tay không xuể và thường xuyên phải làm ngoài giờ.
- Doanh nghiệp dùng nhiều tài khoản, nhiều cửa hàng hoặc chi nhánh, việc gom và đối chiếu sao kê mất nhiều công.
- Cuối ngày, cuối tháng mất nhiều giờ chỉ để khớp giao dịch với công nợ.
- Cần xác nhận đơn hàng hoặc kích hoạt dịch vụ ngay khi khách vừa chuyển tiền, thay vì chờ kiểm tra thủ công.
Một lựa chọn phổ biến là xác thực thanh toán tự động của SePay. Giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Đối soát tự động với SePay API hoạt động thế nào?
SePay API giúp doanh nghiệp đối soát giao dịch tự động. Cách làm là kết nối trực tiếp với hệ thống bán hàng. Khi khách chuyển khoản xong, SePay nhận biến động số dư. SePay bắn webhook kèm thông tin giao dịch sang website, ứng dụng hoặc phần mềm. Hệ thống tự khớp giao dịch theo nội dung chuyển khoản và xác nhận đơn. Toàn bộ chỉ mất vài chục giây, không cần thao tác tay.
Nhờ đó, đơn hàng được xác nhận ngay cả ngoài giờ làm việc. Kế toán không phải trực để dò sao kê. Mỗi giao dịch đều được ghi nhận chính xác theo từng đơn.
Đối soát chuyển khoản tự động giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian. Cách này cũng giảm sai sót và xác nhận thanh toán tức thì. Khi lượng giao dịch tăng dần, đây là bước nên triển khai sớm.
Liên hệ ngay với SePay để được tư vấn:
– Hotline: 02873.059.589
– Email: info@sepay.vn
– Facebook: SePay
– Zalo: SePay
