BizUni tự động cấp khóa học sau thanh toán, giảm 60% chi phí với SePay

BizUni vận hành một mô hình mà tốc độ sau thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của học viên: người học đăng ký khóa, hoàn tất chuyển khoản, rồi kỳ vọng có thể bắt đầu học ngay. Với một nền tảng e-learning, vài phút chờ xác nhận không chỉ là một khoảng trễ vận hành. Đó là khoảnh khắc người dùng vừa có động lực học cao nhất nhưng lại phải chờ hệ thống hoặc đội ngũ hỗ trợ mở quyền truy cập.

Bài toán

Trước khi dùng SePay, quy trình cấp khóa học của BizUni vẫn phụ thuộc vào xác nhận thủ công giữa chăm sóc khách hàng và kế toán. Khi học viên thanh toán, CSKH phải hỏi kế toán tiền đã vào hay chưa. Kế toán kiểm tra giao dịch, phản hồi lại, rồi CSKH mới cấp quyền học. Quy trình này có thể vận hành được ở quy mô nhỏ, nhưng càng nhiều đơn hàng, điểm nghẽn càng rõ: người phụ trách kế toán phải theo dõi giao dịch cả trong lẫn ngoài giờ hành chính, còn học viên đôi khi đã chuyển khoản nhưng vẫn phải đợi.

Áp lực không chỉ đến từ thời gian phản hồi. BizUni cũng đang sử dụng các cổng thanh toán cũ với chi phí được đánh giá là khá cao so với nhu cầu. Doanh nghiệp cần một cách nhận thanh toán phù hợp hơn với đặc thù khóa học trực tuyến: hệ thống phải biết khi nào tiền đã về, tự đối chiếu được giao dịch với đơn đăng ký, và kích hoạt quyền học mà không cần một người ngồi canh giao dịch.

Nói cách khác, BizUni không tìm một kênh thu tiền mới đơn thuần. Họ cần biến thanh toán thành một phần của luồng học tập: từ lúc học viên ra quyết định mua khóa học đến lúc có thể vào học phải là một mạch liền, ít phụ thuộc vào giờ làm việc của đội ngũ vận hành.

Giải pháp

BizUni tích hợp webhook của SePay vào hệ thống học trực tuyến. Khi học viên chuyển khoản, dữ liệu giao dịch được đẩy về hệ thống để xác nhận tự động. Thay vì để CSKH hỏi kế toán từng giao dịch, hệ thống có thể tự nhận biết khoản thanh toán phù hợp và kích hoạt bước cấp quyền học.

Cách triển khai này giúp BizUni giữ nguyên phương thức chuyển khoản quen thuộc với học viên, nhưng thay đổi hoàn toàn cách xử lý phía sau. Thanh toán không còn là một tác vụ nằm ngoài hệ thống e-learning. Nó trở thành tín hiệu tự động để nền tảng biết học viên nào đã hoàn tất mua hàng và cần được mở quyền truy cập.

Kết quả

Cấp khóa học tự động sau thanh toán

Điểm thay đổi quan trọng nhất là học viên không còn phải chờ một chuỗi xác nhận thủ công giữa CSKH và kế toán. Khi giao dịch được xác nhận, quy trình cấp khóa học có thể tiếp tục tự động. Điều này giúp trải nghiệm mua khóa học liền mạch hơn, đặc biệt với các đơn phát sinh ngoài giờ hành chính.

Kế toán không còn phải canh giao dịch ngày đêm

Với webhook, kế toán không còn là điểm chặn bắt buộc cho từng đơn hàng. Thời gian trước đây dành cho việc kiểm tra giao dịch lặp lại được giải phóng để đội ngũ tài chính tập trung vào những công việc có giá trị hơn.

Giảm 60% chi phí so với cổng cũ

Theo thông tin BizUni cung cấp, chi phí thanh toán giảm 60% khi chuyển từ cổng cũ về SePay. Với BizUni, kết quả này giải quyết đồng thời hai mục tiêu: tự động hóa trải nghiệm học viên và tối ưu chi phí cho mô hình bán khóa học trực tuyến.