Cái Lò Nướng xóa bỏ đối soát thủ công cho 7 cửa hàng với SePay

Cái Lò Nướng có 7 cửa hàng tại TP.HCM, chuyên bánh ngọt, bánh sinh nhật và bánh trung thu. Đây là mô hình bán lẻ trực tiếp tại quầy, nơi khách thường thanh toán nhanh để nhận bánh ngay. Lượng đơn không trải đều mà dồn vào các khung giờ đông và tăng vọt theo mùa, đặc biệt là mùa Trung thu khi nhiều cửa hàng cùng bán cao điểm một lúc. Mô hình này đặt ra yêu cầu rất cao về tốc độ xác nhận thanh toán tại quầy.

Bài toán

Trước khi dùng SePay, các cửa hàng của Cái Lò Nướng chưa có cổng thanh toán tự động. Nhân viên kiểm tra giao dịch hoàn toàn bằng tay, rồi cuối ngày phải thống kê và tra soát lại. Mỗi khoản chuyển khoản đều phải dò để chắc chắn khớp với đơn hàng và doanh thu của cửa hàng.

Cách làm này tốn thời gian và dễ sai sót, nhất là khi lượng đơn tăng. Một giao dịch bị bỏ sót hoặc nội dung chuyển khoản không rõ ràng là cả đội phải mất thêm thời gian rà lại. Với 7 cửa hàng, quy trình thủ công lặp ở từng điểm bán khiến việc đối soát cuối ngày trở thành một phần việc nặng nề.

Với ngành bánh, áp lực còn dồn theo mùa. Vào cao điểm như Trung thu, số đơn tăng vọt trong thời gian ngắn, và mọi việc kiểm tra thủ công đều bị nhân lên theo. Cái Lò Nướng cần hệ thống nhận diện giao dịch ngay khi phát sinh, thay vì để nhân viên gom lại kiểm tra sau. Mục tiêu không chỉ là xác nhận thanh toán nhanh hơn, mà là loại bỏ phần lớn thao tác đối soát thủ công cuối ngày.

Giải pháp

SePay cung cấp webhook tích hợp vào hệ thống của Cái Lò Nướng để xác thực thanh toán tự động cho từng cửa hàng. Khi khách thanh toán, dữ liệu giao dịch được gửi về hệ thống và đối chiếu với thông tin đơn hàng. Nếu giao dịch phù hợp, trạng thái thanh toán có thể được cập nhật tự động.

Nhờ webhook, thanh toán không còn là dữ liệu nằm ngoài hệ thống rồi chờ nhân viên nhập hoặc kiểm tra lại. Mỗi giao dịch được xử lý ngay khi phát sinh, giúp dữ liệu bán hàng và dữ liệu thanh toán tiến gần nhau hơn trong cùng một quy trình.

Kết quả

7 cửa hàng tự động xác thực thanh toán

Thanh toán tại các cửa hàng được ghi nhận tự động hơn, giúp nhân viên không phải kiểm tra từng giao dịch theo cách thủ công như trước.

Xóa bỏ thao tác đối soát thủ công cuối ngày

Khi giao dịch được xác thực ngay trong hệ thống, đội ngũ không còn phải dành nhiều thời gian cuối ngày để dò lại từng khoản chuyển khoản. Điều này giúp giảm áp lực sau giờ bán hàng.

Hạn chế tình trạng thiếu hoặc sót giao dịch

Dữ liệu thanh toán được đưa vào hệ thống theo thời gian phát sinh, giúp tránh tình trạng thiếu giao dịch trong quá trình thống kê và đối soát. Với Cái Lò Nướng, SePay biến một quy trình từng làm thủ công 100% thành luồng xác thực tự động, phù hợp hơn với tốc độ vận hành của chuỗi cửa hàng bánh.