Di Động Việt tự động xác nhận thanh toán 48 cửa hàng với SePay

Bài toán

Trước khi dùng SePay, mỗi giao dịch chuyển khoản tại cửa hàng Di Động Việt đều phải đi qua kế toán. Nhân viên chụp màn hình giao dịch, gửi kế toán kiểm tra, chờ phản hồi rồi mới quay lại xác nhận với khách. Kế toán bị đặt vào giữa mọi giao dịch tại quầy, còn nhân viên bán hàng không thể tự chốt đơn dù khách đã chuyển tiền.

Ở quy mô 48 cửa hàng, điểm nghẽn này lớn dần. Giao dịch phát sinh liên tục ở nhiều nơi, trong nhiều khung giờ. Khi mọi xác nhận đều dồn về một đầu mối, kế toán phải xử lý lặp đi lặp lại cùng một việc, còn khách thì chờ. Với bán lẻ công nghệ, vài phút chờ ở bước cuối có thể làm hỏng cả một quá trình tư vấn kỹ lưỡng.

Di Động Việt cũng cần tự động xác nhận thanh toán cho website và phần mềm bán hàng. Mục tiêu không chỉ là báo giao dịch nhanh hơn, mà là ghi nhận giao dịch theo cùng một cách trên cả ba kênh: tại cửa hàng, trên website và trong hệ thống nội bộ.

Giải pháp

SePay được triển khai theo nhiều lớp.

Tại quầy, biến động số dư được chia sẻ tức thời qua nhóm chat và ứng dụng di động, để nhân viên biết tiền về ngay khi giao dịch xảy ra. Loa thanh toán đọc to thông báo, nên nhân viên không phải vừa phục vụ khách vừa canh màn hình.

Trên kênh trực tuyến, SePay tích hợp cổng thanh toán để xác nhận giao dịch tự động cho website và phần mềm bán hàng. Giao dịch trực tuyến và giao dịch trong hệ thống bán hàng được đối chiếu tự động, không còn phụ thuộc vào việc kế toán kiểm tra từng khoản.

Ở lớp đối soát, phần mềm bán hàng của Di Động Việt gọi API ngân hàng của SePay để lấy toàn bộ giao dịch chuyển khoản thực tế đã về tài khoản ngân hàng, rồi tự động so khớp với số đơn đã ghi nhận thu tiền trong hệ thống. Hai nguồn khớp nhau nghĩa là tiền đã về đủ. Nếu ngân hàng thiếu so với phần mềm, hệ thống phát hiện ngay để xử lý, thay vì chờ kế toán dò tay cuối ngày.

Kết quả

Nhân viên 48 cửa hàng tự chốt thanh toán ngay khi tiền về

Nhân viên biết tiền đã vào qua kênh thông báo phù hợp với từng cửa hàng và tự xác nhận với khách. Không còn cảnh chụp ảnh giao dịch gửi kế toán rồi đứng chờ phản hồi. Thời gian xác nhận một giao dịch giảm từ 5 phút xuống còn vài giây.

Kế toán giảm 90% khối lượng việc xác nhận thủ công

Kế toán không còn phải duyệt tay từng giao dịch chuyển khoản tại quầy. Đội tài chính chuyển sang việc có giá trị cao hơn: đối soát tổng thể và kiểm soát dòng tiền. Số giao dịch kế toán phải xử lý bằng tay mỗi ngày giảm 90%.

Website và phần mềm bán hàng tự động xác nhận thanh toán

Thanh toán không chỉ được báo tại quầy mà còn được nối thẳng vào website và hệ thống bán hàng. Dữ liệu giao dịch giữa ba kênh khớp nhau, giúp Di Động Việt mở thêm cửa hàng mà không phải tăng người làm xác nhận thủ công. Hàng nghìn giao dịch mỗi ngày được xác nhận thanh toán tự động.

Đối soát tự động giữa phần mềm bán hàng và ngân hàng

Phần mềm bán hàng lấy giao dịch trực tiếp từ ngân hàng qua API của SePay và tự so khớp với đơn đã thu tiền. Tiền về đủ thì khớp, thiếu thì sẽ thông báo cần tra soát ngay. Di Động Việt không còn phải đối chiếu thủ công giữa hai nguồn, và phát hiện chênh lệch sớm thay vì để dồn đến cuối kỳ.