HKOIL tách dòng tiền 8 cửa hàng xăng dầu, tiết kiệm 65% chi phí với SePay

Bài toán

Trước SePay, khi khách chuyển khoản, nhân viên HKOIL phải chụp bill gửi kế toán kiểm tra rồi mới xác nhận. Trong điều kiện cửa hàng đông khách, thao tác này dễ làm chậm nhịp đổ xăng. Nhân viên vừa phục vụ phương tiện, vừa theo dõi bill, vừa chờ kế toán phản hồi. Nếu nhiều giao dịch phát sinh gần nhau, nguy cơ sót bill hoặc xác nhận nhầm tăng lên.

Cuối ca, nhân viên tiếp tục phải tự cộng bill và đối soát thủ công. Kế toán cũng gặp khó khi phải tách doanh số từng cửa hàng dựa vào nội dung chuyển khoản, trong khi khách không phải lúc nào cũng ghi đúng hoặc đủ thông tin. Với 8 cửa hàng, việc phân loại dòng tiền theo cách thủ công vừa tốn thời gian vừa tạo rủi ro sai sót.

HKOIL còn đối mặt với chi phí SMS biến động số dư cao nếu muốn duy trì thông báo giao dịch thường xuyên. Doanh nghiệp cần một giải pháp đồng thời giải quyết ba vấn đề: nhân viên nhận giao dịch tức thì, kế toán tách dòng tiền theo từng cửa hàng, và chi phí thông báo hợp lý hơn.

Giải pháp

SePay triển khai chia sẻ biến động số dư qua ứng dụng di động cho 20 tài khoản nhân viên, giúp đội ngũ tại cửa hàng nhận thông báo giao dịch theo thời gian thực. Loa thanh toán được sử dụng tại quầy để phát âm thanh khi có tiền vào, hỗ trợ nhân viên xác nhận ngay mà không phải liên tục kiểm tra tin nhắn.

Webhook được tích hợp với phần mềm bán hàng để hỗ trợ xác nhận thanh toán trong quy trình vận hành. Quan trọng hơn, SePay thiết lập 8 tài khoản ảo, mỗi tài khoản gắn riêng với một cửa hàng. Nhờ đó, mỗi cửa hàng chỉ nhận đúng giao dịch của mình và dữ liệu dòng tiền được phân luồng rõ ngay từ đầu.

Kết quả

8 cửa hàng được tách dòng tiền bằng tài khoản ảo

Mỗi cửa hàng có luồng nhận tiền riêng, giúp kế toán đối soát doanh thu theo từng cửa hàng rõ ràng hơn. Việc này giảm phụ thuộc vào nội dung chuyển khoản do khách nhập và hỗ trợ theo dõi dòng tiền theo ngày, tuần, tháng.

20 tài khoản nhân viên nhận thông báo tức thì

Nhân viên tại cửa hàng có thể xác nhận giao dịch nhanh hơn nhờ ứng dụng di động và loa thanh toán. Vào giờ cao điểm, quy trình không còn phụ thuộc vào việc chụp bill gửi kế toán rồi chờ phản hồi.

Tiết kiệm 65% chi phí so với SMS

Theo thông tin HKOIL cung cấp, SePay giúp tiết kiệm 65% chi phí thông báo so với SMS. Với một chuỗi cửa hàng xăng dầu cần nhận biến động số dư liên tục, mức tiết kiệm này giúp doanh nghiệp duy trì thông báo tức thì mà không tạo gánh nặng chi phí.