Đông Hải xác nhận thanh toán tự động cho 15 cửa hàng giày da với SePay

Bài toán

Trước SePay, nhân viên tại cửa hàng Đông Hải phải xử lý thanh toán chuyển khoản theo cách thủ công. Khi khách chuyển tiền, nhân viên chụp màn hình hoặc gửi thông tin giao dịch cho kế toán kiểm tra, rồi mới phản hồi lại với khách. Trong giờ vắng, quy trình này chưa gây nhiều khó chịu. Nhưng vào lúc cửa hàng đông, nhân viên vừa tư vấn, vừa đóng gói, vừa chờ kế toán trả lời, khiến trải nghiệm tại quầy dễ bị kéo dài.

Ở kênh website, vấn đề xuất hiện dưới hình thức khác. Thanh toán trực tuyến chưa được xác nhận tự động, nên khách phải chủ động quay lại trang hoặc liên hệ để xác nhận. Điều này khiến hành trình mua hàng bị đứt đoạn ngay sau bước thanh toán, trong khi đây đáng lẽ là thời điểm hệ thống cần tạo cảm giác chắc chắn nhất cho khách.

Về phía kế toán, mỗi giao dịch cần kiểm tra thủ công là một lần bị kéo vào quy trình bán hàng tuyến đầu. Khi các cửa hàng cùng phát sinh giao dịch, kế toán trở thành điểm tập trung của quá nhiều yêu cầu xác nhận nhỏ lẻ. Đông Hải cần một cách để thông tin tiền về đến đúng người cần biết, đúng thời điểm, mà không buộc mọi thứ phải đi qua kế toán.

Giải pháp

SePay được triển khai để xử lý cả hai kênh. Với cửa hàng, biến động số dư được chia sẻ qua ứng dụng di động và Google Sheets để nhân viên nhận thông tin giao dịch ngay trên điện thoại. Họ xác nhận với khách tại quầy mà không phải nhắn kế toán từng lần.

Với website, SePay giúp xác nhận thanh toán tự động thông qua API ngân hàng, giúp hệ thống ghi nhận đơn hàng khi giao dịch phù hợp phát sinh. Thay vì yêu cầu khách tự xác nhận lại sau khi chuyển khoản, dữ liệu thanh toán được đưa thẳng vào quy trình xử lý đơn.

Kết quả

Nhân viên cửa hàng chủ động xác nhận giao dịch

Nhân viên tại 15 cửa hàng nhận thông báo giao dịch trên điện thoại, giảm đáng kể tình trạng khách đứng chờ trong lúc nhân viên hỏi kế toán. Quầy thu ngân vận hành gọn hơn, nhất là khi có nhiều khách cùng thanh toán.

Website tự xác nhận thanh toán

Kênh trực tuyến không còn phụ thuộc hoàn toàn vào thao tác xác nhận thủ công của khách hoặc nhân viên. Khi thanh toán được ghi nhận tự động, trải nghiệm mua hàng trên website trở nên mạch lạc hơn.

Giảm tải cho kế toán

Kế toán không còn phải phản hồi từng yêu cầu kiểm tra giao dịch từ cửa hàng. Dữ liệu được chia sẻ theo thời gian thực và theo dõi được qua Google Sheets, giúp công việc đối soát rõ ràng hơn mà vẫn giữ tốc độ phục vụ khách.